Egyes cégeknél nem példa nélküli gyakorlat, hogy bizonyos munkakörök betöltése előtt erkölcsi bizonyítványt kérnek az alkalmasnak tűnő jelölttől. Bizonyos munkakörök esetén ezek az óvintézkedések indokoltnak és helyénvalónak tűnhetnek, a GDPR 10. cikke azonban egyértelművé teszi, hogy a munkáltató mikor kérheti a büntetlen előélet igazolását.
A GDPR szerint a büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó határozatokra és a bűncselekményekre vonatkozó személyes adatokat a közhatalmi szervnek nem minősülő adatkezelők csak akkor kezelhetik, adatkezelést az érintett jogai és szabadságai tekintetében megfelelő garanciákat nyújtó uniós vagy tagállami jog lehetővé teszi. A munkáltató tehát abban az esetben kérheti a hatósági erkölcsi bizonyítvány bemutatását, ha az adott munkakör betöltéséhez jogszabály büntetlen előélet meglétét írja elő. Ilyen jogszabályi előírás viszonylag szűk körben, és elsősorban a közszférába tartozó munkahelyek tekintetében van hatályban.
Azoknak a munkaköröknek a betöltését megelőzően, ahol a jogszabály a büntetlen előéletet nem követeli meg, a munkáltatók jogos érdeke – legyen az egyébként bármilyen nyomós – önmagában nem alapozza meg az adatkezelés jogszerűségét. Mi több, az adatkezelés jogalapjául önmagában a munkavállaló beleegyezése sem szolgálhat.
A fentiekre tekintettel minden cég számára ajánlott mind a tárolt személyes adatok áttekintése és szelektálása, mind a munkaerő-felvétel során alkalmazott gyakorlat felülvizsgálata, a fenti különleges személyes adatok jogszerűtlen kezelése ugyanis szigorúbb hatósági elbírálás alá esik.